Materi Word, Excel & PowerPoint Yang Paling Dibutuhkan di Dunia Kerja

by. Mercyandy

Materi Microsoft Word dan Excel apa saja yang paling banyak digunakan di dunia kerja? Pertanyaan demikian biasanya keluar dari mereka yang akan belajar aplikasi Office tersebut. Atau dari mereka yang punya kepentingan mengembangkan materi pembelajaran aplikasi Office di lembaga, atau tempat pelatihan lainnya, misalnya sekolah dan lembaga kursus komputer.

Dalam artikel kali ini admin akan memberikan jawaban terkait penggunaan aplikasi Microsoft Office yang sering digunakan di dunia kerja. Materi ini sifatnya umum, artinya materi ini yang paling banyak digunakan dalam menyelesaikan setiap item pekerjaan yang menggunakan aplikasi komputer Ms Office Word dan Excel. Standarisasi materi yang akan kami berikan tentunya berpedoman pada Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)..

Materi Ms Word

Materi, skil atau tools apa saja yang paling banyak digunakan, atau dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, atau yang paling sering digunakan di dunia kerja? Mari kita simak lis materi-materi / skil / kemampuan Ms Word yang sangat dibutuhkan di dunia kerja berikut ini:.

1). Pengaturan Jenis kertas, ukuran kertas, Posisi Kertas dan margin.

Ketika akan memulai pengetikan dokumen tentu operator akan menentukan jenis kertas terlebih dahulu sesuai dengan kebuthan. Misalnya untuk proposal umumnya menggunakan kertas A4, begitupun untuk laporan. Tapi untuk laporan tertentu kadang menggunakan jenis kertas F4/folio. Masalahnya seting kertas F4 tidak ada dalam lembar kerja Ms.Word dan aplikasi Office lainnya, adanya Legal. Karennya operator harus seting sendiri ukuran kertas F4 tersebut dengan memilih jenis Custom dengan ukuran lebar 21.59 cm dan tinggi 33.02 cm. Untuk satuan ukuran juga, umumnya menggunakan Inc. Maka operator harus mampu merubah satuan ukuran ke centimeter.

Margin atau batas tepi kertas juga menjadi hal penting, makanya opertator wajib mengetahui cara melakukan perubahan ukuran margin.

2). Pengaturan Font / Huruf

Pada aplikasi MS Office sudah ada default Font, tapi untuk pembuatan surat-surat penting biasanya menggunakan font yang berbeda, atau font yang spesial. Operator harus tahu cara memilih jenis font, termasuk jika font tersebut harus di instal dari pihak ketiga maka operator tersebut harus mampu melakukannya.

3). Materi Membuat Header/Footer dan penomoran halaman.

Header footer kadang dibutuhkan untuk memberi keterangan dokumen, begitupun dengan penomoran halaman dokumen. Makanya operator harus mengerti cara membuat header/footer, dan juga mampu membuat penomoran halaman. Penomoran halaman yang menggunakan karakter yang berbeda kadang menyulitkan, misalnya ada yang menggunakan huruf romawi ada yang menggunakan angka, nah hal-hal seperti ini harus mampu diselesaikan oleh pekerja, kemampuan ini menjadi hal penting yang harus dikuasai tentunya.

4). Materi Numbering

Membuat lis berupa angka atau buletan (bullet) pasti ditemui pada saat melakukan pengetikan dokumen, karenanya kemampuan menggunakan tools untuk membuat bllet dan numbering ini menjadi keharusan.

5). Mengatur Align

Mengatur rata kiri, rata tengah, rata kanan atau rata kiri kanan adalah pekerjaan yang sering ditemukan dalam pengetikan dokumen.

6). Membuat Border & Kop Surat

Border atau garis horizontal yang membagi antara bagian kepala surat atau biasa disebut kop surat dengan isi surat, adalah keharusan. Atau untuk membuat bingkai halaman dokumen, misalnya untuk membuat cover dan lain sebagainya.

7). Membuat tabel

Tabel kadang diperlukan, dan sering digunakan untuk mengelompokan data. Di dunia kerja, proses pembuatan tabel sering ditemukan, kemampuan membuat tabel dan mengolah bentuk tabel harus dikuasai seperti menggabungkan kolom dan lain sebagainya.

8). Menyisipkn Ilustrasi Gambar, Shape dan Grafik

Menyisipkan gambar untuk keperluan melengkapi data, atau memberi identitas, misalnya logo lembaga. Ketika menyisipkan gambar, maka operator harus paham juga cara mengatur ukuran gambar, menempatkan ke posisi yang diinginkan dan lain sebagainya. Bukan cuma gambar, tapi bentuk-bentuk objek lainnya (Shape) juga sering digunakan untuk membuat ilustrasi, misalnya membuat diagram dan flowchart, termasuk grafik.

9). Membuat surat berantai / mail merge

Redaksi surat boleh sama, tapi kepada siapa surat akan dikirim tentu akan berbeda-beda alamat tujuannya. Dalam pengetikan menggunakan aplikasi Ms Word ada fasilitas mail merge, artinya mengirimkan surat ke banyak orang. Operator harus bisa membuat pengaturan untuk keperluan mengirim surat berantai / mail merge ini.

10). Memberi watermark

Watermark kadang diperlukan untuk memberi legitimasi hak cipta pada dokumen. Maka operator harus mampu menggunakan tools yang ada pada aplikasi Ms Word untuk membuat watermark ini.

11). Mencetak dokumen

Setelah menguasai fitur dan tools yang sering digunakan untuk proses pengetikan dokumen, berikutnya operator wajib mengetahui dan mampu melaksanakan prosedur cetak dokumen (print). Pada saat melakukan proses mencetak dokumen maka operator harus paham memilih koneksi printer yang digunakan, melakukan perubahan seting default ukuran keras pada propertis Printer dan lain sebagainya. Termasuk tips mencetak dokumen bolak-balik, menipiskan tinta dan lain sebagainya.

12). Mengetahui Fitur-fitur istimewa Ms Word

Pekerjaan harus dilakukan dengan cepat dan tepat, untuk itu operator harus tahu cara bekerja dengan cepat menggunakan aplikasi Ms Word ini. Salah satunya dengan mengetahui fitur-ftur istimewa yang disediakan oleh aplikasi Ms Word, seperti; Quick Style untuk merubah warna dan gaya tulisan, Equation tool bar untuk menyelesaikan perhitungan, Replace untuk mengganti kata yang salah, dan AutoText untuk mengetikan kata yang berulang.

Masih banyak tools lainnya yang ada pada jendela kerja aplikasi Ms Word, tapi tidak semua tools tersebut kita gunakan. Untuk itu penting kiranya memberi skala prioritas pada materi-materi yang paling banyak atau paling sering digunakan pada proses mengetik dokumen.

 

Materi Ms Excel

Microsoft Excel merupakan aplikasi kedua dari paket aplikasi Ms Office yang paling banyak digunakan di dunia kerja saat ini. Terutama untuk pekerjaan menghitung data berupa angka-angka, Microsoft Excel menjadi solusi yang tepat tentunya.

Microsoft Excel akan terasa manfaatnya apabila penggunanya mampu menggunakan fitur-fitur canggih yang telah disediakan pada aplikasi tersebut, dan harus menguasai pula rumus-rumus untuk menyelesaikan perhitungan yang bersifat logic.

1). Tools Penting Excel di Dunia Kerja

Ada banyak tools yang tersedia pada jendela kerja aplikasi Ms Excel, tapi tidak semua tools tersebut kita gunakan, hanya tools-tools yang dianggap penting saja yang sering kita gunakan. Beberapa tools yang sangat penting diantaranya; Sort & Filter untuk mengurutkan data, Find & Replace untuk mencari kata dan menggantinya secara otomatis, Set Print Area untuk melakukan seting bagian-bagian yang akan dicetak, Accounting numbering untuk merubaha mata uang, Merge untuk menggabungkan cell, Border untuk memberikan garis tepi pada cell dan Formulas untuk memilih fungsi formula logika.

2). Rumus-rumus Excel di Dunia Kerja

Kemampuan menggunakan rumus-rumus di Ms Excel menjadi keterampilan istimewa, karena akan membantu sekali dalam proses pengolahan data dengan cepat. Keterampilan istimewa menggunakan rumus-rumus excel ini harus disertai dengan kemampuan logic yang baik.

Berikut beberapa rumus Ms Excel yang paling sering digunakan di dunia kerja: Rumus operasi matematika dasar seperti pangkat kali tambah bagi dan kurang. Rumus fungsi statistik sederhana seperti rumus menghitung jumlah keseluruhan (SUM), jumlah terkecil (MIN), jumlah terbesar (MAX), jumlah data (COUNT) dan seterusnya. Kemudian rumus Fungsi, seperti rumus fungsi teks, rumus fungsi IF, fungsi Lookup, rumus Makro dan lainnya.

 

 Materi PowerPoint

Untuk materi kursus/training aplikasi Office Powerpoint, diantaranya:

1.           Menjalankan Power Point

2.           Menciptakan Presentasi

3.           Membuat Slide dengan gambar, clipart, tabel, grafik atau obyek lainnya

4.           Mengenal Tombol-Tombol Pengatur Pandangan.

5.           Normal View, Slide Sorter View, Slide Show View

6.           Menukarkan Posisi Slide

7.           Menghapus Slide

8.           Menduplikasi Slide

9.           Menyisipkan Slide

10.       Menambahkan Latar Belakang Slide

11.       Menggunakan Template

12.       Menggunakan Rehearse Timimng untuk Auto Presentation

13.       Mengatur Skema Warna untuk semua Slide

14.       Menyimpan dan mengamankan Slide Presentasi

Akun BELAJAR.ID vs Akun GOOGLE PRIBADI

written by mercyandy, S.Pd

Seiring dengan pelaksanaan pembelajaran jaraj jauh (PJJ) yang terus diperpanjang setelah hampir setahun karena wabah covid yang belum mereda, maka perlu dibuat kebijakan untuk mempermudah guru dan siswa dalam mengelola KBM. Dalam rangka menjamin kelancaran proses pembelajaran, memudahkan pendidik dan peserta didik mengakses layanan pembelajaran, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) melalui Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) meluncurkan Akun Pembelajaran dengan domain belajar.id.

Akun Pembelajaran merupakan akun elektronik yang memuat nama akun (user ID) dan akses masuk akun (password) yang diterbitkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dan dapat digunakan oleh peserta didik, pendidik, dan tenaga kependidikan sebagai akun untuk mengakses layanan/aplikasi pembelajaran berbasis elektronik.

Akun Pembelajaran dibuat dalam bentuk akun google dengan domain @belajar.id. Ada beberapa alasan mengapa dibuat dalam bentuk akun google. Pertama, Akun Pembelajaran otomatis mendapatkan akses ke layanan pendukung pembelajaran dalam Google Suite for Education yang siap pakai dan telah banyak digunakan publik. Kedua, pembuatan dan penggunaan Akun Pembelajaran bebas biaya. Ketiga, penggunaan layanan pendukung pembelajaran dalam G Suite for Education bebas biaya. Keempat, sistem Google mampu mengelola puluhan juta akun sekaligus dengan keamanan tingkat tinggi. Kelima, akun yang sama dapat digunakan untuk mengakses layanan lain milik Kemendikbud, serta berbagai layanan pembelajaran lainnya di luar ekosistem Google.

Untuk mendapatkan akun belajar.id, maka operator sekolah bisa mengakses pd.data.kemdikbud.go.id, dan login kemudian mengunduh akun pendidik, peserta didik dan tenaga kependidikan. Lalu akun didistribusikan kepada pemilik akun dan pemilik akun melakukan aktivasi pada laman mail.google.com. Selanjutnya pemilik akun memasukkan user name dan paswordnya. Kemudian ganti pasword sesuai keinginan pemilik akun dan selanjutnya menyetujui aturan penggunaan akun, maka akun belajar di sudah bisa digunakan.

Lalu apa sebenarnya perbedaan akun belajar.id (google suite) dengan akun google pribadi yang sudah lama kita miliki?

Ada banyak perbedaan antara akun belajar.id dengan akun google pribadi dan secara umum memang akun belajar.id memiliki banyak kelebihan.

Berikut beberapa perbedaan akun perbedaan akun belajar.id dengan akun google pribadi:

1.   Kapasitas memori google drive pada akun pribadi 15 GB, sementara pada akun belajar.id kapasitas memorinya unlimited sehingga tidak terbatas. Ini sangat menguntungkan pemilik akun belajar.id karena bisa menyimpan file apapun di google drive tanpa khawatir melebihi batas menyimpanan.

2.  Google dirve akun pribadi tidak ada fitur drive bersama sedangan akun G suite mempunyai fitur drive bersama. Drive bersama ini memungkinkan pemilik akun untuk mengelola file secara bersama, bisa diakses dan diedit secara bersama. Hal ini akan memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan dalam tim walau masing-masing tidak bersama dalam satu tempat.

 3.  Pada fitur google classroom, jika menggunakan akun pribadi maka tidak akan terhubung langsung ke google meet, tetapi jika menggunakan akun belajar.id bisa terhubung langsung dengan link google meet jika akan melakukan tatap maya dengan peserta didik, jadi ini akan memudahkan guru maupun siswa karena tidak perlu membuka device baru untuk mengakses google meet.

4.  Kapasitas google classroom untuk akun pribadi hanya 20 orang guru dan 250 orang siswa dan tidak ada fitur undnag wali siswa, sedangkan akun belajar.id dapat menampung 20 guru dan 1.000 siswa dan dapat mengundang wali untuk mendapatkan laporan wali.

5.  Penugasan di Classroom akun pribadi tidak ada import nilai dari google form, tidak ada mode terkunci Chromebook, dan tidak ada cek originalitas jawaban siswa, sedangkan di akun belajar.id ada fitur impor nilai dari google form, ada mode terkunci chromebook, dan ada cek originalitas jawaban siswa. Dengan mode kunci chromebook ini jika diaktifkan, siswa yang sedang mengerjakan tugas secara online misalnya dengan google form, maka siswa tidak bisa membuka tab baru untuk membuka mesin pencarian seperti google dengan tujuan mencari jawaban dari pertanyaan yang diberikan guru.

 

6.   Google Meet akun pribadi tidak ada fitur angkat tangan dan merekam, sedangkan akun belajar.id (G Suite) ada fitur angkat tangan dan merekam. Fitur merekan khusus bagi pembuat rapat dan rekaman akan otomatis tersimpan di Google Drive.

Dengan memanfaatkan akun belajar.id yang memiliki banyak kelebihan dibanding dengan akun pribadi, maka seyogyanya guru dan siswa mulai menggunakan akun tersebut untuk memperlancar manajemen kelas dan proses pembelajaran selama PJJ maupun jika nanti sudah mulai tatap muka.

Sumber: https://www.belajar.id/
Sumber: https://mediaindonesia.com/humaniora/368473/kemendikbud-luncurkan-akun-pembelajaran-belajarid