Dalam artikel kali ini admin akan
memberikan jawaban terkait penggunaan aplikasi Microsoft Office yang sering
digunakan di dunia kerja. Materi ini sifatnya umum, artinya materi ini yang
paling banyak digunakan dalam menyelesaikan setiap item pekerjaan yang
menggunakan aplikasi komputer Ms Office Word dan Excel. Standarisasi materi
yang akan kami berikan tentunya berpedoman pada Standar Kompetensi Kerja
Nasional Indonesia (SKKNI)..
Materi Ms Word
Materi, skil atau tools apa saja
yang paling banyak digunakan, atau dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan,
atau yang paling sering digunakan di dunia kerja? Mari kita simak lis
materi-materi / skil / kemampuan Ms Word yang sangat dibutuhkan di dunia kerja
berikut ini:.
1). Pengaturan Jenis kertas,
ukuran kertas, Posisi Kertas dan margin.
Ketika akan memulai pengetikan
dokumen tentu operator akan menentukan jenis kertas terlebih dahulu sesuai
dengan kebuthan. Misalnya untuk proposal umumnya menggunakan kertas A4,
begitupun untuk laporan. Tapi untuk laporan tertentu kadang menggunakan jenis
kertas F4/folio. Masalahnya seting kertas F4 tidak ada dalam lembar kerja
Ms.Word dan aplikasi Office lainnya, adanya Legal. Karennya operator harus
seting sendiri ukuran kertas F4 tersebut dengan memilih jenis Custom dengan
ukuran lebar 21.59 cm dan tinggi 33.02 cm. Untuk satuan ukuran juga, umumnya
menggunakan Inc. Maka operator harus mampu merubah satuan ukuran ke centimeter.
Margin atau batas tepi kertas
juga menjadi hal penting, makanya opertator wajib mengetahui cara melakukan
perubahan ukuran margin.
2). Pengaturan Font / Huruf
Pada aplikasi MS Office sudah ada
default Font, tapi untuk pembuatan surat-surat penting biasanya menggunakan
font yang berbeda, atau font yang spesial. Operator harus tahu cara memilih
jenis font, termasuk jika font tersebut harus di instal dari pihak ketiga maka
operator tersebut harus mampu melakukannya.
3). Materi Membuat
Header/Footer dan penomoran halaman.
Header footer kadang dibutuhkan
untuk memberi keterangan dokumen, begitupun dengan penomoran halaman dokumen.
Makanya operator harus mengerti cara membuat header/footer, dan juga mampu
membuat penomoran halaman. Penomoran halaman yang menggunakan karakter yang
berbeda kadang menyulitkan, misalnya ada yang menggunakan huruf romawi ada yang
menggunakan angka, nah hal-hal seperti ini harus mampu diselesaikan oleh
pekerja, kemampuan ini menjadi hal penting yang harus dikuasai tentunya.
4). Materi Numbering
Membuat lis berupa angka atau
buletan (bullet) pasti ditemui pada saat melakukan pengetikan dokumen,
karenanya kemampuan menggunakan tools untuk membuat bllet dan numbering ini
menjadi keharusan.
5). Mengatur Align
Mengatur rata kiri, rata tengah,
rata kanan atau rata kiri kanan adalah pekerjaan yang sering ditemukan dalam
pengetikan dokumen.
6). Membuat Border & Kop
Surat
Border atau garis horizontal yang
membagi antara bagian kepala surat atau biasa disebut kop surat dengan isi
surat, adalah keharusan. Atau untuk membuat bingkai halaman dokumen, misalnya
untuk membuat cover dan lain sebagainya.
7). Membuat tabel
Tabel kadang diperlukan, dan
sering digunakan untuk mengelompokan data. Di dunia kerja, proses pembuatan
tabel sering ditemukan, kemampuan membuat tabel dan mengolah bentuk tabel harus
dikuasai seperti menggabungkan kolom dan lain sebagainya.
8). Menyisipkn Ilustrasi
Gambar, Shape dan Grafik
Menyisipkan gambar untuk
keperluan melengkapi data, atau memberi identitas, misalnya logo lembaga.
Ketika menyisipkan gambar, maka operator harus paham juga cara mengatur ukuran
gambar, menempatkan ke posisi yang diinginkan dan lain sebagainya. Bukan cuma
gambar, tapi bentuk-bentuk objek lainnya (Shape) juga sering digunakan untuk
membuat ilustrasi, misalnya membuat diagram dan flowchart, termasuk grafik.
9). Membuat surat berantai /
mail merge
Redaksi surat boleh sama, tapi
kepada siapa surat akan dikirim tentu akan berbeda-beda alamat tujuannya. Dalam
pengetikan menggunakan aplikasi Ms Word ada fasilitas mail merge, artinya
mengirimkan surat ke banyak orang. Operator harus bisa membuat pengaturan untuk
keperluan mengirim surat berantai / mail merge ini.
10). Memberi watermark
Watermark kadang diperlukan untuk
memberi legitimasi hak cipta pada dokumen. Maka operator harus mampu
menggunakan tools yang ada pada aplikasi Ms Word untuk membuat watermark ini.
11). Mencetak dokumen
Setelah menguasai fitur dan tools
yang sering digunakan untuk proses pengetikan dokumen, berikutnya operator
wajib mengetahui dan mampu melaksanakan prosedur cetak dokumen (print). Pada
saat melakukan proses mencetak dokumen maka operator harus paham memilih
koneksi printer yang digunakan, melakukan perubahan seting default ukuran keras
pada propertis Printer dan lain sebagainya. Termasuk tips mencetak dokumen
bolak-balik, menipiskan tinta dan lain sebagainya.
12). Mengetahui Fitur-fitur
istimewa Ms Word
Pekerjaan harus dilakukan dengan
cepat dan tepat, untuk itu operator harus tahu cara bekerja dengan cepat
menggunakan aplikasi Ms Word ini. Salah satunya dengan mengetahui fitur-ftur
istimewa yang disediakan oleh aplikasi Ms Word, seperti; Quick Style untuk
merubah warna dan gaya tulisan, Equation tool bar untuk menyelesaikan
perhitungan, Replace untuk mengganti kata yang salah, dan AutoText untuk
mengetikan kata yang berulang.
Masih banyak tools lainnya yang
ada pada jendela kerja aplikasi Ms Word, tapi tidak semua tools tersebut kita
gunakan. Untuk itu penting kiranya memberi skala prioritas pada materi-materi
yang paling banyak atau paling sering digunakan pada proses mengetik dokumen.
Materi Ms Excel
Microsoft Excel merupakan
aplikasi kedua dari paket aplikasi Ms Office yang paling banyak digunakan di
dunia kerja saat ini. Terutama untuk pekerjaan menghitung data berupa
angka-angka, Microsoft Excel menjadi solusi yang tepat tentunya.
Microsoft Excel akan terasa
manfaatnya apabila penggunanya mampu menggunakan fitur-fitur canggih yang telah
disediakan pada aplikasi tersebut, dan harus menguasai pula rumus-rumus untuk
menyelesaikan perhitungan yang bersifat logic.
1). Tools Penting Excel di
Dunia Kerja
Ada banyak tools yang tersedia
pada jendela kerja aplikasi Ms Excel, tapi tidak semua tools tersebut kita
gunakan, hanya tools-tools yang dianggap penting saja yang sering kita gunakan.
Beberapa tools yang sangat penting diantaranya; Sort & Filter untuk
mengurutkan data, Find & Replace untuk mencari kata dan menggantinya
secara otomatis, Set Print Area untuk melakukan seting bagian-bagian
yang akan dicetak, Accounting numbering untuk merubaha mata uang, Merge
untuk menggabungkan cell, Border untuk memberikan garis tepi pada
cell dan Formulas untuk memilih fungsi formula logika.
2). Rumus-rumus Excel di Dunia
Kerja
Kemampuan menggunakan rumus-rumus
di Ms Excel menjadi keterampilan istimewa, karena akan membantu sekali dalam
proses pengolahan data dengan cepat. Keterampilan istimewa menggunakan
rumus-rumus excel ini harus disertai dengan kemampuan logic yang baik.
Berikut beberapa rumus Ms Excel
yang paling sering digunakan di dunia kerja: Rumus operasi matematika dasar
seperti pangkat kali tambah bagi dan kurang. Rumus fungsi statistik sederhana
seperti rumus menghitung jumlah keseluruhan (SUM), jumlah terkecil (MIN),
jumlah terbesar (MAX), jumlah data (COUNT) dan seterusnya. Kemudian rumus
Fungsi, seperti rumus fungsi teks, rumus fungsi IF, fungsi Lookup, rumus Makro
dan lainnya.
Untuk
materi kursus/training aplikasi Office Powerpoint, diantaranya:
1.
Menjalankan Power Point
2.
Menciptakan Presentasi
3.
Membuat Slide dengan gambar, clipart, tabel, grafik
atau obyek lainnya
4.
Mengenal Tombol-Tombol Pengatur Pandangan.
5.
Normal View, Slide Sorter View, Slide Show View
6.
Menukarkan Posisi Slide
7.
Menghapus Slide
8.
Menduplikasi Slide
9.
Menyisipkan Slide
10.
Menambahkan Latar Belakang Slide
11.
Menggunakan Template
12.
Menggunakan Rehearse Timimng untuk Auto Presentation
13.
Mengatur Skema Warna untuk semua Slide
14.
Menyimpan dan mengamankan Slide Presentasi
